
در مطلب قبلی به بررسی تغییر نگرش سازمانها و مدیران نسبت به منابع انسانی
پرداختم و در این مطلب قصد دارم نگاهی کوتاه به تغییرو تحولات درون واحد های منابع
انسانی بپردازم.
ابزارهای سلف سرویس
اگر در صنعت چاپ ، ورود رایانه و امکانات تایپی به مثابه ورودی مستقیم و حذف
بخشی از فرآیند بود، در زمینه مدیریت منابع انسانی، ظهور ابزارهای سلف سرویس ، این
نقش را ایفا کرد.
اگر امروزه یک روزنامه نگار یا نویسنده می تواند مستقیما مطلب تایپ شده خود را
به واحد صفحه آرایی ارسال نماید، منابع انسانی نیز با بسیاری از فرمها و فعالیتها از قبیل ثبت
اطلاعات مرخصی، بیمه و ... سروکار دارند که امروزه کارکنان با بهره گیری از
ابزارهای سلف سرویس می توانند به طور مستقیم این امور را به انجام رسانند. این کار
نه تنها باعث صرفه جویی فراوان در وقت و هزینه برای منابع انسانی می شود بلکه
بسیاری تماس های غیر ضروری و نامه نگاری های مربوط را نیز حذف می کند.
اما برخلاف صنعت تایپ و ماشینهای تایپ قدیمی که به کلی از صحنه حذف شدند،
متخصصان منابع انسانی این فرصت را دارند تا در رویه ها و دیدگاه های خود تغییرات
بنیادین اعمال نمایند.منابع انسانی با رهایی از انجام امور تبادلی این فرصت را
دارد تا به سمت استراتژیک شدن پیش برود.
پرتال های کارکنان
امروزه سازمانها ابزارهای سلف سرویس را در یک پرتال کارکنان در اینترنت یا
اینترانت قرار می دهند . در کنار این ابزارها که برای انجام امور اداری و انتخاب
مزایای انعطاف پذیر، توسط کارکنان به کار می رود، پرتالها می توانند جایگاهی برای
قراردادن اطلاعات و منابع متعدد دیگر مانند اخبار و اطلاعات شرکت (نتایج،
قرارداهای جدید، گزارشهای ماموریت)، اطلاعات مربوط به بهداشت و ایمنی، آگاهی از
اخبار محلی و ... استفاده شود.
از دیگر موارد استفاده پرتالهای کارکنان از نظر استراتژی هاب کارکنان آن لاین،
می توان به کارکرد آن به عنوان یک گیت وی و ارائه خدماتی از این قبیل اشاره کرد:
آموزش یا یادگیری الکترونیک، سیستم های مدیریت دانش، معرفی آن لاین ، انجام و
ارجاع امور اداری به مرجع مناسب، اعلام موارد استخدامی به فارغ التحصیلان و
ابزارهای گپ کارکنان و اطاقهای بحث الکترونیک و ...
امروزه تکنولوژی مورد نیاز برای دستیابی به مدینه فاضله یا آرمان شهر واقعی
منابع انسانی را در اختیار داریم اما اگر بطور کامل و چشم بسته به یک تکنولوژی خاص
وابسته شویم شاید رضایت موقت مارا فراهم آورد ولی باید توجه داشت که اغلب برای
رسیدن به موفقیت، میانبری وجود ندارد و کلید اصلی موفقیت همانا در آرمان(Vision) و برنامه ریزی مناسب این استراتژی
ها نهفته است.
رویای برونسپاری
هنگامی که انقلاب اینترنت با سرعت در حال رشد و همگام نمودن دیگر بخش ها بود،
مفهوم برونسپاری به یکی از موضوعات اصلی مورد بحث در مجلات تجاری تبدیل شده بود
اما زمانی که دنیا شاهد تجارب صنایع پیشرفته شد و رشد و گسترش شرکتهای موفق
برونسپاری را مشاهده کرد، دیگر حتی بزرگترین معاونت های منابع انسانی نیز توانایی
رقابت با آنها را نداشتند.
در دسامبر سال 1999 یکی از بزرگترین قراردادهای برونسپاری به ارزش 375 میلیون
پوند میان شرکت بزرگ نفتی BP Amoco
انگلستان و شرکت خدمات پیمانکاری Exult
که دفتر اصلی آن در کالیفرنیا است ، منعقد گردید.
بر اساس این قرارداد شرکت Exult
مدیریت امور اداری منابع انسانی شرکت BP را بر عهده گرفت، اموری از جمله : حقوق و پاداش، توسعه سازمانی،
مدیریت عملکرد، آموزش ، توسعه کارکنان، استخدام، تامین نیروی کار، جایگزینی،
مدیریت امور کارکنان و مدیریت اطلاعات کارکنان.
اما اجرای دو عملکرد "سیاست" و "استراتژی منابع انسانی"
به شرکت Exult
سپرده نشد و توسط خود شرکت BP
اجرا می گردید.
این قرارداد در واقع نمونه واقعی و عملی تئوری "دیوید آلریش"، در
مورد منابع سازمانی بود:"اگر متخصصین منابع انسانی دستور جلسه تعریف شده ای
در اختیار نداشته باشند، به زودی کاملاً برونسپاری خواهند شد و یا در اثر
اتوماسیون از بین خواهند رفت."

پروفسور دیوید آلریش-استاد رشته مدیریت اجرایی دانشکده کسب و کار دانشگاه میشیگان
زمانی که در سال 2000 شرکت بزرگ مخابراتی BT و شرکت جهانی مشاوره مدیریت Accenture در جهت ایجاد یک شرکت برونسپاری مبتنی بر
وب ، متحد شدند و شرکت e-peopleserver
را ایجاد کردند، یکی از مهمترین رخدادهای تاریخی برونسپاری را شکل دادند.
"پل راسل"
مدیر موقت این شرکت می گوید :"اوایل تصور
می شد که منابع انسانی به دلیل ویژگی های خاص آن آخرین بخشی خواهد بود که برونسپاری
خواهد شد، اما متخصصان امروزه به این نتیجه رسیده اند که منابع انسانی سنتی بسیار
هزینه زا بوده و کارایی لازم را ندارند."
پاشنه آشیل
این حقیقت که واحد منابع انسانی یکی از اولین بخشهایی بود که به اتوماسیون
بخشی از عملکرد خود پرداخت، برای بسیاری از سازمانها بیانگر حقیقتی تلخ است زیرا
نشان دهنده آن است که این سیستم ها در دنیای مدرن کارایی خود را از دست داده اند.
به عقیده "جان کوپر" مدیرعامل شرکت اروپایی "Concourse
Group" که از شرکتهای مشاور در سطح
جهانی است، سیستم های فناوری اطلاعات منابع انسانی، بسیار آسیب پذیرند.
امروزه سیستم ها اغلب ترکیبی از سخت افزار های قدیمی ، نرم افزار های متفاوت و
نسخه های به روز شده آنها می باشد. اینها یافته های گزارشی دقیق و همه جانبه با
عنوان "ملزومات منابع انسانی در عصر اینترنت" است که توسط شرکت مذکور در
سال 2000 انجام گرفت.
همچنین این گزارش بیانگر این موضوع است که بخشهای مختلف منابع انسانی اغلب به
سیستم های فعلی خود وابسته خواهند ماند زیرا این سیستم ها بیشتر از جانب فروشندگان
سیستم ها و نرم افزار ها بر آنها تحمیل شده تا بر اساس نیازهای واقعی آنها باشد.
به عقیده آقای کوپر مهمترین عامل در حل این مشکل توانایی منابع انسانی در
تلفیق و بکارگیری مناسب ظرفیت های دو بخش فناوری اطلاعات و مالی سازمان و همچنین
افزایش فعالیتها می باشد.
با افزایش اهمیت استراتژیک منابع انسانی نیاز بیشتری به همگرایی و هم افزایی
منابع انسانی و فناوری اطلاعات احساس می شود.
در عین حال بخش مالی نیز باید منابع انسانی را به عنوان یک بخش اصلی حامل ارزش
تجاری به شمار آورد نه صرفاً به عنوان یک بخش هزینه بر. همچنانکه منابع انسانی نیز
باید در جهت اصلاح هزینه هایش اقدام نماید به عنوان مثال در شرکت اوراکل نسبت
کارکنان شاغل در بخش منابع انسانی از 1 به 800 قبل از سال 2000 به تقریبا 1 به
3000 در سال 2000 رسید.
شاید تا کنون هیچ گاه چالشی این چنین مهم برای ارائه خدمات ، پیش روی منابع
انسانی نبوده است ، مقطعی که در آن منابع انسانی از اهمیت فراوانی در کارآیی کلی
شرکت یا سازمان برخوردار است.
اما نکته ای که بسیار حائز اهمیت است آن است که منابع انسانی باید شرایط را به
خوبی درک کرده و از یک بخش هزینه بر و کند به سوی یک بخش سریع، پاسخگو و استراتژیک
حرکت کند.